Instrucciones para transmitir transacciones a First Medical

 

Bienvenido, Proveedor, a First Medical Health Plan.

 

Tienes un programa que te produce facturación en formato para transmitirla electrónicamente, y deseas transmitir tus facturas directamente a First Medical.

 

Esta guía explica como hacer transmisiones electrónicas de facturación, utilizando un programa que provee First Medical Health Plan.

 

Es importante que entiendas que esto no sustituye el que produzcas la transacción en un formato electrónico. Hay muchos programas en el mercado que hacen esto. Este programa solo toma la transacción electrónica, y la pasa a First Medical. Este programa de First Medical no produce la transacción electrónica.

 

Se espera que la persona que este siguiendo las instrucciones en este documento sepa las funciones básicas de una computadora – como usar el “mouse”, como guardar documentos en la computadora, como buscar documentos en la computadora, etc.

 

Una vez que produzcas tu transacción en formato X12, lo guardas en algún lugar de tu computadora.  (X12 es el formato electrónico de la transacción. Si tienes dudas de cómo crear esta transacción, favor de llamar a tu representante de servicio del programa que produce la transacción). Una vez que guardes esta transacción electrónica, la mueves con el programa que te proveemos a First Medical (nota: debes de saber en que lugar de tu computadora guardaste la transacción. Por lo general, se guarda en algún directorio que especifica el programa que produce la transacción electrónica. Por ejemplo, se puede haber guardado en c:\data o en “My Documents”. Si no sabes donde se guarda, favor de llamar a tu representante de servicio del programa que produce la transacción y preguntarle donde se guarda esta transacción electrónica).

 

Para mover la transacción a First Medical, debes de tener un nombre de usuario (UserName) y una contraseña (Password), que te provee First Medical.

 

Es importante el nombre que le asignes a tu archivo. Por favor asegúrate que el nombre es único para cada uno de los archivos que envíes, no debes enviar varios archivos con el mismo nombre. Por lo general esto se logra fácilmente añadiéndole al nombre alguna secuencia de números o la fecha y la hora. El nombre del archivo no debe contener caracteres especiales como acentos, eñes, etc. Tampoco debe tener espacios en el nombre.

 

Una vez que pasas la transacción electrónica, puede tomarse varios minutos en ser procesada. Lo primero que ocurrira sera que el sistema validara que el archivo enviado sea una transacción X12 valida. Si por alguna razon el archivo no es valido se le añade la extensión .non_X12 y el archivo no sera procesado ni recibiras ninguna otra contestación

 

Si ves la que dice Non-X12, tuviste problemas con la transacción. Debes de llamar a tu representante de servicio de la compañía que te provee el programa de facturación, y decirle que estas teniendo problemas para producir una transacción X12.

 

Si es una transacción válida el sistema marcara el archivo añadiéndole la extensión .xyz Si el archivo es una transacción X12 valida esta será procesada en los próximos minutos luego del envío, podría tomar de 1 a 20 minutos en ser procesada y una contestación será emitida.  

 

Una vez recibas la contestación de que fue aceptada tu transacción, o sea una 997 de aceptación, esta pasara a ser procesada por el sistema de adjudicación. Normalmente, la transacción se tarda de 48 a 72 horas en procesarse. Si tienes dudas y deseas corroborar si la transacción llego a proveedores después de esperar las 48 a 72 horas, puedes llamar a Servicio a Proveedores en Arecibo, al número (787) 815-2000. Le explicas que deseas corroborar si llegó una factura, y le das el número de factura o cualquier información que tenga sobre la factura.

Esperamos que este documento sea útil para usted. Por supuesto, puede contactarnos para cualquier pregunta adicional. Como siempre, estamos a su servicio.

 

Gracias por su patrocinio.

 

 

Proceso para Obtener un Username y Password:

 

Para obtener un Nombre de Usuario y contraseña, llenas el perfil de identidad que está en el apéndice 1. Alternativamente, puedes entrar a la siguiente página de Internet:

 

www.intermedpr.com

 

 

 

Escoges “Ley HIPAA” al fondo a la izquierda. En la próxima página, veras “Trading Partner Profile”.

 

 

Escoges esto, e imprimes (“File” y “Print” en el menú bar) el perfil de identidad. Cuando lo llenes, puedes enviarlo por correo regular, correo electrónico, o por FAX. Puedes encontrar esta información en la parte de debajo del perfil de identidad.

 

El proceso para obtener un nombre de usuario y contraseña se puede tardar de 48 a 72 horas. Después de este tiempo, puedes llamar al (787) 474-3999 Ext 297 si no has obtenido tu Nombre de Usuario y contraseña.

 

Una vez que obtienes el Usuario y contraseña, el próximo paso es copiar e instalar la versión 2.5 del programa de FMHPSFTP.

 

Lo copias en la misma página de Internet que habías visto anteriormente:

 

www.intermedpr.com

 

Y seleccionas “ley HIPAA” al igual que en la vez anterior. En vez de escoger “Trading Partner Profile”, seleccionas “Download”.

 

 

 

 

Escoger donde dice “SFTP Client”.

 

 

Le das al botón que dice “Save” y dependiendo como tengan configurada su conexión de Internet, le puede preguntar donde guardarla o la puede guardar en el desktop, que es donde ves todos los iconos de Windows. Si te pregunta donde guardarlo, escoges donde quieres guardar el programa. Si usa el Internet a través del teléfono regular (dial-up) se va a tardar aproximadamente de 45 minutos a una hora.

 

Nota: Si es la primera vez que transmites a First Medical, puedes ignorar lo siguiente, e ir a la próxima página.

 

Mientras esto termina, puedes desinstalar la aplicación anterior. Esto lo haces si vas al “Control Panel”, y seleccionas “Add or Remove Programs”.

 

En la próxima pantalla, escoges cualquier cosa que diga FMHP o First Medical, y le das click a donde dice “Remove”

 

 

Lo próximo que te pregunta es si estas seguro de que lo quieres remover. Le contestas “OK”

 

 

Si ves el siguiente mensaje, puedes escoger cualquiera de las opciones (FEPP, Remove, Remove None, Remove All), porque el programa nuevo te va a reescribir estos archivos.

 

 

Una vez que termine de guardar el programa, vas a donde lo guardaste, y le das doble click a la aplicación. Esto comenzará el proceso de instalación del programa FMHPSFTP.

 

 

Ahora, le das click al icono que aparece de una computadora.

 

 

Ahora le das “Continue” en la próxima pantalla que te enseña.

 

 

Esto te instala la aplicación. Una vez que termina, le puedes dar click al “OK”

 

 

Le das al “Start” en Windows, y buscas en “All Programs” la aplicación llamada “FMHPSFTP Explorer”, bajo “FMHP”. La lanzas al darle click.

 

 

Le das “File” y “Connect”

 

 

 

Le escribes el Username y Password que habias obtenido anteriormente. Donde dice Expect SSH Fingerprint, lo dejas en blanco. Le das click a Login. Si es la primera vez que entras al programa, te lo va a indicar así.

 

 

Le das click a donde dice “YES”. Una vez que entres al sistema, te va a salir la siguiente pantalla:

 

 

Si habías transmitido anteriormente por First Medical, veras que esto es un poco más sencillo que el proceso anterior. Si prefieres el método anterior, también lo puedes hacer como lo hacías anteriormente, y el proceso está explicado al finalizar este método.

 

La idea es que tienes que enviarnos la transacción X12. Esto lo haces dándole click a donde dice “Click on the image to Upload a File”. Cuando haces esto, te sale una pantalla que te pide donde esta la transacción X12 que habías creado. Buscas donde esta la transacción. Para buscar la transacción, debes saber donde el programa que te produce la transacción la escribió. Si no sabes donde esta la transacción, debes preguntarle a tu representante de servicio del programa que produce la transacción donde se encuentra.

 

Una vez que sabes donde esta la transacción, la buscas usando la misma técnica que usas en Windows o en Microsoft Word para buscar un archivo, cambiando donde estas mirando dándole donde dice “Look In”.

 

 

Escoges la transacción X12, y le das “Open” o “OK”. Te pregunta si quieres hacerle upload a la transacción.

 

 

Ya puedes cerrar el programa por ahora. La contestación sera generada en los proximos  15 a 20 minutos.

 

 

Luego de esperar unos 20 minutos vuelve a abrir el programa, conectate como lo hiciste anteriormente y le das click donde dice “Click on the image to Download a File”. Sigue las siguientes instrucciones:

#1, escoges donde quieres guardar la transacción que regresa.

#2, selecciona la transacción que quieres bajar.

#3, has click al boton que dice Download

 

 

 

Si en algún momento tienes duda sobre tus envíos puedes utilizar el modo avanzado que se explica a continuación. El modo avanzado te permitirá saber exactamente en que estatus se encuentra tu transacción enviada.

 

Modo Avanzado

 

Si habías usado el programa de FMHPSFTP anteriormente, tal vez estabas familiarizado con la forma de hacerlo anteriormente. Si este es el caso, y aun lo deseas hacer de esta forma, puedes darle click a donde está el icono que parece un “mouse” (si le pasas el mouse por encima de este icono, verás que dice “Advanced”).

 

 

Lo próximo que veras es la pantalla que estabas acostumbrado a ver.

 

Cuando veas la próxima pantalla, en el lado de “remote files” vas a ver un fólder con un signo de suma (+) al lado. Le das click al signo de suma (+).

 

 

 

Ahí vas a ver dos folders: uno que se llama “inbound” y el otro “outbound”. En el fólder “inbound” es que vas a copiar la transacción que te produzca tu aplicación de facturación.

 

Para copiarlo, le das click con el mouse a la factura y dejando el botón del mouse oprimido, arrastras la transacción del lado izquierdo a el lado derecho donde dice “inbound”.

 

 

Es muy importante que cuando pases el archivo de tu transacción, que te asegures que la arrastras a el fólder que dice “inbound”. Lo vas a saber porque veras el fólder que se llama “inbound” con un cuadrito azul alrededor de el (si miras la figura anterior, vas a ver el “inbound” con el mismo color que ves el archivo a la derecha que dice

“X12_transaction_06062005_provider_M112.txt”.

 

Ya con esto, pasaste la transacción a First Medical.

 

Ya puedes cerrar el programa. Espera unos 20 minutos, vuelve a abrir el programa,  conectate como lo hiciste anteriormente y pasa al modo avanzado.

 

 

Para verificar si la información pasó bien, dale click al fólder de “inbound”. Debes ver tu transacción con  uno de las siguientes extensiones (lo que ves después del nombre del archivo que enviaste):

 

 

.xyz

 

Vas a ver tu archivo con esta extensión si la transacción es X12 , y todo esta listo para procesarse. Nota que aun no se ha procesado esta transacción. Solo se ha aceptado como una transacción X12.

 

.non_X12

 

Vas a ver esta extensión si la transacción que pasaste no la reconocemos como una transacción valida. Si esto te sucede, es que pasaste el archivo que no era, o si la transacción que te produjo tu programa no es valido. En este caso, trata de generar la transacción nuevamente. De volver a suceder debes llamar a tu representante de servicio del programa de facturación, y decirle que el programa no te está produciendo una transacción electrónica aceptable (i.e. X12).

 

 

.xyz.backup

 

Esto lo veras si la transacción fue aceptada y se esta generando la contestacion. Puedes ver el resultado de la transacción en el fólder que se llama “outbound” si lo seleccionas dándole click.

 

Con esto, completaste el proceso de pasar tu transacción de facturación a First Medical.

 

Después de esperar de 48 a 72 horas, puedes llamar a Servicio a Proveedores en Arecibo, al número (787) 815-2000. Le explicas que deseas corroborar si llegó una factura, y le das el número de factura o cualquier información que tenga sobre la factura.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

APENDICE I

 

 

PERFIL DE ENTIDAD (“TRADING PARTNER” INTERESADA EN INTERCAMBIAR TRANSACCIONES ELECTRÓNICAS HIPAA

(ANSI X.12)

 

Nombre de la Organización:

 

Nombre de Socio Comercial (Nombre único que identifica la organización):

 

Especialidad:

 

Tax ID Number:

 

Número de proveedor asignado por FMHP/IMC

 

PERSONA DE CONTACTO

(INDIVIDUO RESPONSABLE DE LA ESTRATEGIA, ASUNTOS, ETC)

Nombre:

 

Número de Télefono:

 

Número de FAX:

 

Dirección, Ciudad, Estado, Zipcode:

 

Dirección E-Mail:

 

COORDINADOR EDI

(INDIVIDUO RESPONSABLE DE LA IMPLANTACIÓN, ESTRATEGIA, ASUNTOS, ETC)

Nombre:

 

Número de Teléfono:

 

Número de FAX:

 

Dirección, Ciudad, Estado, Zipcode:

 

Dirección E-Mail:

 

PARA USO EXCLUSIVO DE FIRST MEDICAL

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Password:

 

 

P.O. Box 191580 San Juan, PR 00918-1580 Tel (787) 474-3999 Ext. 297 Fax (787) 276-5506

Email: m.velez@firstmedicalpr.com

www.intermedpr.com

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